Jak prawidłowo rozliczyć fakturę korygującą w firmie
Fakturę korygującą rozlicza się inaczej w zależności od tego, czy zwiększa, czy zmniejsza podstawę opodatkowania. Błąd na fakturze zdarza się każdej firmie: zła cena, niewłaściwa stawka VAT, pomylona ilość towaru albo rabat ustalony już po wystawieniu faktury. Fakturę korygującą trzeba wtedy przygotować, ale sam dokument to tylko połowa pracy. Resztę stanowi prawidłowe rozliczenie go w księgach i w deklaracji VAT, a to zależy od przyczyny zmiany i momentu jej powstania. Pomyłka w tym punkcie kończy się zwykle korektą wcześniej złożonej deklaracji albo odsetkami od zaległości podatkowej.
Kiedy wystawia się fakturę korygującą?
Fakturę korygującą wystawia się zawsze, gdy dane na dokumencie pierwotnym nie odpowiadają rzeczywistości albo zmieniły się warunki transakcji po jego sporządzeniu. Najczęstsze przyczyny to błąd w cenie, stawce VAT, ilości towaru lub danych nabywcy, a także rabat, reklamacja, zwrot produktu czy obniżka ceny uzgodniona już po sprzedaży. Każda z tych sytuacji inaczej wpływa na moment rozliczenia korekty. Pierwszym krokiem nie jest więc księgowanie, lecz ustalenie, czy błąd istniał od początku, czy wynika z nowej okoliczności. Sama korekta musi też wskazywać dane faktury pierwotnej i przyczynę zmiany, inaczej trudno ją później przypisać do właściwego okresu rozliczeniowego.
Moment rozliczenia korekty u sprzedawcy
Korektę rozlicza się inaczej, w zależności od tego, czy zwiększa, czy zmniejsza podstawę opodatkowania, oraz od przyczyny zmiany. Poniższa tabela pokazuje, w którym okresie rozliczeniowym sprzedawca ujmuje każdy z tych przypadków.
| Sytuacja | Kiedy sprzedawca rozlicza korektę |
|---|---|
| Błąd istniał już w dniu wystawienia faktury pierwotnej (in plus) | Korekta deklaracji za okres pierwotnej transakcji |
| Podwyżka wynika z okoliczności, która powstała później (in plus) | Okres wystawienia faktury korygującej |
| Obniżka uzgodniona z nabywcą i spełniona (in minus) | Okres wystawienia faktury korygującej |
| Warunki obniżki spełnione po wystawieniu korekty (in minus) | Okres faktycznego spełnienia warunków |
Przy podwyżce liczy się więc moment powstania przyczyny, nie data samej korekty. Przy obniżce decyduje posiadana dokumentacja: korespondencja handlowa, regulamin rabatowy albo umowa, z której wynika, że warunki zostały uzgodnione i spełnione.
Jak nabywca rozlicza otrzymaną korektę?
Nabywca, który otrzymuje fakturę korygującą zmniejszającą podstawę opodatkowania, obniża odliczony VAT w okresie, w którym uzgodnił z dostawcą warunki tej obniżki, pod warunkiem że do końca tego okresu zostały one spełnione. Jeśli nastąpiło to później, korektę uwzględnia wtedy, gdy warunki zostały faktycznie zrealizowane, niezależnie od tego, kiedy fizycznie dotarł do niego dokument. Przy korekcie zwiększającej podstawę nabywca odlicza dodatkowy VAT w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą, na zasadach ogólnych.
Na co zwrócić uwagę przy rozliczaniu faktury korygującej?
Największym ryzykiem nie jest sama faktura, lecz zaksięgowanie jej w niewłaściwym okresie rozliczeniowym. Przed ujęciem korekty w deklaracji warto sprawdzić, czy przyczyna była znana od początku, czy powstała później, oraz czy w dokumentacji firmy jest dowód uzgodnienia warunków z drugą stroną. Bez takiego dowodu urząd może zakwestionować okres rozliczenia, nawet jeśli liczby w korekcie są prawidłowe. Spójność dat, uzgodnień i zapisów w ewidencji VAT decyduje o tym, czy rozliczenie przejdzie kontrolę bez dodatkowych poprawek.