Jak prawidłowo rozliczyć fakturę korygującą w firmie
Faktura korygująca pojawia się w działalności częściej, niż wynika to z liczby pomyłek na pierwotnych dokumentach. Rabat ustalony po wystawieniu faktury, zwrot towaru czy zmiana stawki VAT, każda z tych sytuacji wymaga korekty. Prawdziwy problem zaczyna się dopiero przy pytaniu, w którym okresie rozliczeniowym ją ująć. Błędna data w ewidencji VAT albo w księgach rachunkowych oznacza korektę deklaracji, a czasem i odsetki od zaległości podatkowej.
Kiedy przedsiębiorca musi wystawić fakturę korygującą?
Korekta nie jest dokumentem fakultatywnym. Przepisy wymagają jej wystawienia zawsze, gdy po sprzedaży zmienia się cokolwiek na pierwotnej fakturze: cena, ilość towaru, stawka podatku albo dane stron transakcji. Najczęściej przyczyną jest jedna z kilku sytuacji, które warto rozróżniać, bo każda inaczej wpływa na termin rozliczenia. Zalicza się do nich zmiana ceny po wystawieniu dokumentu, błąd rachunkowy zauważony już po sprzedaży oraz zwrot części albo całości towaru.
Korekta zmniejszająca podstawę opodatkowania: kiedy ją rozliczyć?
Faktura korygująca zmniejszająca wartość transakcji trafia do rozliczenia sprzedawcy w okresie, w którym została wystawiona. Od zmiany przepisów z 2021 roku nie trzeba już czekać na potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę. Warunkiem jest posiadanie dokumentacji, z której wynika, że obie strony uzgodniły nowe zasady transakcji, na przykład korespondencję o rabacie albo protokół zwrotu towaru. Bez takiego potwierdzenia urząd może zakwestionować moment rozliczenia i zażądać korekty wcześniejszej deklaracji.
- Korekta in minus sprzedawca rozlicza w okresie wystawienia, mając dokumentację uzgodnionych warunków
- Korekta in plus termin zależy od przyczyny: błąd w fakturze pierwotnej albo nowa okoliczność powstała później
Co decyduje o terminie korekty zwiększającej wartość sprzedaży?
Korekta in plus trafia do okresu pierwotnego dokumentu przy błędzie, a do okresu wystawienia przy nowej okoliczności. Jeśli przyczyna istniała już w chwili wystawienia pierwotnej faktury, na przykład błąd w cenie, ujmuje się ją w tym samym okresie. Trzeba więc poprawić wcześniejszą deklarację VAT, czasem z odsetkami. Jeśli natomiast strony uzgodniły podwyżkę ceny po dostawie, na przykład z powodu dodatkowych prac, korektę rozlicza się na bieżąco, w okresie jej wystawienia, bez zmian we wcześniejszych rozliczeniach.
Jak fakturę korygującą rozlicza nabywca?
Nabywca, który otrzymał fakturę korygującą zmniejszającą kwotę do zapłaty, zmniejsza VAT naliczony w okresie, w którym tę korektę otrzymał, niezależnie od tego, kiedy odliczył podatek z faktury pierwotnej. Przy korekcie zwiększającej obowiązuje ten sam podział co u sprzedawcy: błąd powstały już przy wystawieniu dokumentu wymaga poprawienia starszego rozliczenia, a nowa okoliczność pozwala zwiększyć odliczenie w okresie, w którym nabywca dostał dokument. Z tego powodu warto zapisywać dokładną datę wpływu każdej korekty do firmy.
| Rodzaj korekty | Sprzedawca rozlicza | Nabywca rozlicza |
|---|---|---|
| in minus | okres wystawienia, po uzgodnieniu warunków | okres otrzymania korekty |
| in plus, błąd pierwotny | okres faktury pierwotnej | okres faktury pierwotnej |
| in plus, nowa okoliczność | okres wystawienia korekty | okres otrzymania korekty |
Podatek dochodowy: inny moment rozliczenia niż w VAT
Zasady w PIT i CIT różnią się od reguł VAT. Gdy korekta wynika z błędu, który istniał już w momencie wystawienia pierwotnej faktury, przychód albo koszt poprawia się w okresie, w którym ujęto pierwotny dokument. W razie nowej okoliczności, na przykład umowy podpisanej po dostawie, ujmuje się ją na bieżąco, w okresie wystawienia albo otrzymania tego dokumentu. W obu przypadkach potrzebny jest dokument wskazujący jej przyczynę.
Termin rozliczenia faktury korygującej zależy od przyczyny korekty i od strony transakcji, a nie od samej daty jej wystawienia.
Decyzja o okresie rozliczenia faktury korygującej wymaga odpowiedzi na dwa pytania: co było przyczyną korekty i czy druga strona transakcji potwierdziła nowe warunki. Te dwa elementy, a nie sama data dokumentu, wyznaczają właściwy miesiąc w ewidencji VAT i w księgach rachunkowych. Zasady dla podatku dochodowego nie muszą być identyczne jak dla VAT, więc jedna faktura korygująca może trafić do dwóch różnych okresów rozliczeniowych. Rozdzielenie tych rozliczeń od początku ułatwia późniejszą kontrolę zgodności deklaracji z księgami.